الفوترة الخاصة بمقدمي الخدمات
يطلب مركز غولدن غيت الإقليمي (GGRC) من جميع مقدمي الخدمات تقديم الفواتير عبر نظام الفوترة الإلكترونية (eBilling) للخدمات التي تمت الموافقة عليها وتقديمها.
لا يُعد الفوترة مجرد عملية دفع، بل هي وظيفة تتعلق بالامتثال للوائح الحكومية ومعايير التوثيق ومتطلبات تفويض الخدمة.
المبادئ الأساسية للفوترة
لضمان السداد في الوقت المحدد والالتزام بالشروط، يجب على مقدمي الخدمات الالتزام بثلاث قواعد أساسية:
1. التفويض أولاً
يجب الحصولعلى الموافقة على الخدماتمن خلال نموذج «شراء الخدمة» (POS) المعتمد قبل تقديمها.
- لن يتم دفع قيمة الخدمات المقدمة قبل تاريخ بدء سريان تفويض نقطة البيع
2. يجب تقديم الخدمات
لا يجوز لك إصدار فاتورة إلا مقابل الخدمات التي:
- المقدمة فعليًا
- موثقة بالكامل
- تم التسليم وفقًا للتفويض
لا يُسمح بموجب لوائح الباب 17 بإصدار فواتير مقابل خدمات لم يتم تقديمها أو لم يتم التصريح بها
3. الدفع يُعتبر سداداً كاملاً
- لايجوز لمقدمي الخدمات أنيفرضوا رسومًا على الأسر أو المشاركينمقابل الخدمات المصرح بها
- يُعتبر دفع مبلغ GGRCتعويضاً كاملاً
قبل البدء في إصدار الفواتير
يجب على مقدمي الخدمات:
- الحصول على موافقة GGRC على التعاقد مع المورد
- الحصولعلى تفويض شراء الخدمة (POS)
- إتمام التسجيل في خدمة الفواتير الإلكترونية (نموذج GG 2005)
لا تضمنعملية "التحويل إلى مورد"الحصول على إحالات أو دفع مبالغ مالية— فلا يزال يتعين الحصول على الموافقة على الخدمات.
نظرة عامة على نظام الفوترة الإلكترونية
يتيح نظام الفوترة الإلكترونية للمزودين ما يلي:
- إرسال الفواتير
- تتبع سجل الدفعات
- إنشاء التقارير
إرسال فاتورة
سير العمل القياسي
- تسجيل الدخول إلىخدمة الفواتير الإلكترونية
- اختر رقم مزود الخدمة الخاص بك
- فتح الفاتورة في وضع التحرير
- أدخل بيانات الخدمة
- حفظ
- إرسال
يجب أن تكون الفواتيركاملة ودقيقة قبل إرسالها— فقد يؤدي عدم اكتمال الفواتير أو عدم النقر على زر «إرسال» إلى تأخير الدفع.
متطلبات الامتثال في مجال الفوترة
يجب على مقدمي الخدمات:
- الاحتفاظ بسجلات الخدمة لمدةلا تقل عن 5 سنوات
- التأكد من أن الوثائق تدعم الوحدات المفوترة
- توفير السجلات لأغراض التدقيق أو المراجعة
بالنسبة للخدمات غير السكنية:
- لا يجوز لمقدمي الخدماتفرض رسوم على الخدمات التي لم يتم تقديمها أو حالات الغياب
منإرشادات جدول الفواتير:
- يجب تقديم الفواتير بحلولمواعيد الاستحقاق الشهرية
- تتم معالجة الفواتير المتأخرة فيدورة الفوترة الخاصة بالشهر التالي
بالنسبة للخدمات المعنية (مثل البرامج النهارية):
- لا يتطلب احتساب تكلفة اليوم الكاملحدًا أدنى لعدد ساعات الحضور
- يجب توثيق الخدمات عن بُعد والاحتفاظ بها وفقًا لذلك.
- هذا مجال رئيسي في عملية التدقيق — التأكد من أن الوثائق تدعم الساعات المفوترة
المدفوعات
- يتم الدفع بعد تقديم الخدمة، أي أن الفاتورة تصدر ويتم استلام المبلغبعدتقديم الخدمات
- تتم المدفوعات وفقًالجدول شهري منتظم
- سيؤدي التأخر في تقديم الطلبات إلى تأجيل الدفع إلى دورة الفوترة التالية
- يفضل الإيداع المباشر
- عملية التسجيل المسبق المطلوبة للحسابات الجديدة
التقارير والتتبع
يمكن لمقدمي الخدمات إنشاء تقارير مثل:
- ملخص الفاتورة وتفاصيلها
- سجل الدفعات
- الفواتير المقدمة / غير المقدمة
- تقارير الفواتير المرفوضة
التقارير متوفرة باللغات التالية:
- ملف PDF
- إكسل (تنسيق CSV)
المشكلات الشائعة المتعلقة بالفواتير (تجنبها)
- تقديم الخدمات وإصدار الفواتير قبل تاريخ بدء سريان تفويض نقطة البيع
- إصدار فواتير مقابل خدمات لم يتم تقديمها
- فوترة خدمات تتجاوز المبلغ المصرح به في نقطة البيع
- وثائق مفقودة أو غير مكتملة
- تأخر تقديم الفاتورة
- أخطاء في تنسيق ملفات CSV
مسؤوليات إضافية تقع على عاتق المزود
تعد عملية الفوترة جزءًا من إطار أوسع للامتثال. كما يتعين على مقدمي الخدمات أيضًا:
الحفاظ على التراخيص والمؤهلات
- يجب أن تظل بيانات الاعتماد المطلوبة سارية المفعول
الإبلاغ عن الحوادث
- يجب الإبلاغ عن الحوادث الاستثنائية في غضون 24 ساعة
حماية المعلومات السرية
- الالتزام بقانون HIPAA وقوانين الخصوصية المعمول بها في الولاية
إبلاغ GGRC بالتغييرات
- يجب الإبلاغ مسبقًا عن أي تغييرات في الملكية أو العنوان أو الموظفين
تجنب تضارب المصالح
- يجب الامتثال لمتطلبات التوافق المنصوص عليها في الباب 17
تذكيرات مهمة
- لا تضمن عملية "التحويل إلى مورد" الحصول على إحالات
- يلزم وجود نقطة بيع معتمدة لإصدار فواتير الخدمات
- يجب على المزود الاحتفاظ بوثائق تدعم كل مطالبة فوترة
- الدفع عبر GGRC هوالطريقة الوحيدة المسموح بها لدفع تكاليف الخدمات المعتمدة
الحوافز المالية للمقدمين
-
برنامج تحفيز الجودة (QIP)
يوفر برنامج حوافز الجودة (QIP) التابع لإدارة خدمات التنمية (DDS) فرصًا لمقدمي الخدمات للحصول على تمويل إضافي من خلال دفعات تحفيزية، وذلك عن طريق استيفاء معايير الجودة المحددة المتعلقة بتقديم الخدمات ونتائجها.
قد تتضمن المشاركة إكمال الاستبيانات المطلوبة واستيفاء شروط الأهلية. ونشجع مقدمي الخدمات على الاطلاع على المتطلبات الحالية والمواعيد النهائية والموارد المتاحة على الموقع الإلكتروني لـ DDS:
https://www.dds.ca.gov/rc/vendor-provider/quality-incentive-program-qip/يتحمل مقدمو الخدمات مسؤولية متابعة متطلبات إدارة خدمات الإعاقة (DDS) والاحتفاظ بوثائق تثبت استيفاء تلك المتطلبات.
-
حوافز التوظيف (التوظيف التنافسي المتكامل – CIE)
تقدم إدارة خدمات الإعاقة (DDS) حوافز مالية لمقدمي الخدمات الذين يدعمون الأفراد في الحصول على فرص عمل تنافسية متكاملة (CIE) والحفاظ عليها، وفقًا للتعريف الوارد في المادة 4851(n) والمادة 4868(d) من قانون الرعاية الاجتماعية والمؤسسات.
اعتبارًا من 1 يوليو 2025، يجوز لمقدمي الخدمات الحصول على مدفوعات تحفيزية عندما يستمر الفرد في العمل عند بلوغ المراحل التالية:
- 30 يومًا متتالية
- 6 أشهر متتالية
- 12 شهراً متتالياً
يتم صرف مدفوعات الحوافز لمقدم الخدمة الذي يدعم عملية التوظيف، وتكون هذه المدفوعات مشروطة بالتحقق من استمرار العمل.
لا تتوفر الحوافز للتدريب الداخلي المدفوع الأجر إلى أن ينتقل الفرد إلى وظيفة تنافسية مدمجة.
لمزيد من المعلومات، يُرجى من مقدمي الخدمات الرجوع إلى إرشادات وتوجيهات التوظيف الصادرة عن إدارة خدمات الإعاقة (DDS).
هل تحتاج إلى مساعدة؟
تفضل بزيارة صفحة "اتصل بنا" لإرسال طلب دعم حسابات الدفع أو الفواتير.