Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ  

Trung tâm Khu vực Golden Gate (GGRC) yêu cầu tất cả các nhà cung cấp dịch vụ phải gửi hóa đơn qua hệ thống thanh toán điện tử (eBilling) đối với các dịch vụ đã được phê duyệt và cung cấp. 

Việc lập hóa đơn không chỉ đơn thuần là một quy trình thanh toán—đó là một chức năng đảm bảo tuân thủ liên quan đến các quy định của nhà nước, tiêu chuẩn lập hồ sơ và các yêu cầu về ủy quyền dịch vụ. 

Các nguyên tắc thanh toán chính  

Để đảm bảo thanh toán đúng hạn và tuân thủ các quy định, các nhà cung cấp dịch vụ phải tuân thủ ba quy tắc cơ bản sau:

1. Ưu tiên ủy quyền

Các dịch vụ phải đượcphê duyệt thông qua văn bản “Mua dịch vụ” (POS) đã được chấp thuận trước khi cung cấp

  • Các dịch vụ được cung cấp trước ngày bắt đầu ủy quyền POSsẽ không được thanh toán  

2. Dịch vụ phải được cung cấp 

Bạn chỉ được phép lập hóa đơn cho các dịch vụ: 

  • Thực tế đã được cung cấp 
  • Được ghi chép đầy đủ 
  • Đã giao hàng theo ủy quyền 

Theo quy định tại Chương 17, việc lập hóa đơn cho các dịch vụ chưa được cung cấp hoặc chưa được phê duyệt là không được phép  

3. Số tiền thanh toán là số tiền thanh toán đầy đủ 

  • Các nhà cung cấp dịch vụkhôngđược phéptính phí các gia đình hoặc người tham giađối với các dịch vụ đã được phê duyệt 
  • Khoản thanh toán của GGRC được coi làkhoản hoàn trả toàn bộ  

Trước khi bắt đầu lập hóa đơn 

Các nhà cung cấp phải: 

  • Nhận được sự chấp thuận về việc chuyển giao nhà cung cấp từ GGRC 
  • Nhậnủy quyền mua dịch vụ (POS) 
  • Hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử (Mẫu GG 2005) 

Việc trở thành nhà cung cấpkhông đảm bảo sẽ có khách hàng giới thiệu hay thanh toán— các dịch vụ vẫn phải được phê duyệt. 

Tổng quan về Hệ thống thanh toán điện tử 

Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép các nhà cung cấp: 

  • Gửi hóa đơn 
  • Theo dõi lịch sử thanh toán 
  • Tạo báo cáo 

Gửi hóa đơn 

Quy trình tiêu chuẩn 

  1. Đăng nhập vàoeBilling 
  1. Chọn số nhà cung cấp dịch vụ của bạn 
  1. Mở hóa đơn ở chế độ Chỉnh sửa 
  1. Nhập dữ liệu dịch vụ 
  1. Lưu 
  1. Gửi 

Hóa đơn phảiđầy đủ và chính xác trước khi gửi— hóa đơn không đầy đủ hoặc không nhấn nút “Gửi” có thể dẫn đến việc chậm trễ thanh toán. 


Các yêu cầu về tuân thủ quy định thanh toán 

Các nhà cung cấp phải: 

  • Lưu giữ hồ sơ dịch vụ trong thời giantối thiểu 5 năm 
  • Đảm bảo tài liệu chứng minh được các đơn vị đã được tính phí 
  • Chuẩn bị các hồ sơ để phục vụ cho việc kiểm toán hoặc rà soát  

Đối với các dịch vụ phi dân cư: 

  • Các nhà cung cấp dịch vụkhông được tính phí cho các dịch vụ chưa thực hiện hoặc trường hợp vắng mặt 

Theohướng dẫn vềlịch thanh toánhóa đơn

  • Hóa đơn phải được nộp trướcngày đến hạn hàng tháng 
  • Các hóa đơn thanh toán trễ sẽ được xử lý trongchu kỳ thanh toán của tháng tiếp theo  

Đối với các dịch vụ áp dụng (ví dụ: các chương trình ban ngày): 

  • Việc tính phí theo ngàykhông yêu cầu số giờ tham dự tối thiểu 
  • Các dịch vụ từ xa cần được lập hồ sơ và lưu trữ theo quy định. 
  •  Đây là một lĩnh vực kiểm toán quan trọng — đảm bảo các tài liệu chứng minh thời gian đã tính phí 

Thanh toán

  • Việc thanh toán được thực hiện theo hình thức trả sau, tức là hóa đơn sẽ được lập và tiền sẽ được thusau khidịch vụ đã được cung cấp  
  • Các khoản thanh toán được thực hiện theolịch trình hàng tháng cố định 
  • Việc nộp hồ sơ trễ hạn sẽ khiến việc thanh toán bị hoãn sang chu kỳ thanh toán tiếp theo 

  • Nên sử dụng hình thức chuyển khoản trực tiếp 
  • Quy trình xác nhận trước là bắt buộc đối với các tài khoản mới 

Báo cáo & Theo dõi 

Các nhà cung cấp có thể tạo các báo cáo như: 

  • Tổng quan và chi tiết hóa đơn 
  • Lịch sử thanh toán 
  • Hóa đơn đã gửi / Chưa gửi 
  • Báo cáo hóa đơn bị từ chối 

Các báo cáo có sẵn ở định dạng: 

  • PDF 
  • Excel (định dạng CSV)  

Các vấn đề thường gặp về thanh toán (Hãy tránh những điều này) 

  • Cung cấp dịch vụ và lập hóa đơn trước ngày bắt đầu ủy quyền tại điểm bán hàng (POS) 
  • Tính phí cho các dịch vụ chưa được cung cấp  
  • Tính phí cho dịch vụ vượt quá số tiền được phê duyệt tại điểm bán hàng (POS)  
  • Thiếu hoặc không đầy đủ tài liệu 
  • Nộp hóa đơn trễ 
  • Lỗi định dạng CSV 

Các trách nhiệm bổ sung của nhà cung cấp 

Việc lập hóa đơn là một phần của khung tuân thủ rộng hơn. Các nhà cung cấp cũng phải: 

Quản lý giấy phép và chứng chỉ 

  • Các thông tin xác thực bắt buộc phải luôn được cập nhật 

Báo cáo sự cố 

  • Các sự cố đặc biệt phải được báo cáo trong vòng 24 giờ 

Bảo vệ thông tin bí mật 

  • Tuân thủ HIPAA và các luật bảo mật của tiểu bang 

Thông báo cho GGRC về các thay đổi 

  • Mọi thay đổi về chủ sở hữu, địa chỉ hoặc nhân sự phải được báo cáo trước 

Tránh xung đột lợi ích 

  • Phải tuân thủ các quy định về xung đột theo Tiêu đề 17 

Những lưu ý quan trọng 

  • Việc hợp tác với các nhà cung cấp không đảm bảo sẽ có khách hàng giới thiệu 
  • Cần có máy POS được ủy quyền để lập hóa đơn cho các dịch vụ 
  • Nhà cung cấp dịch vụ phải lưu giữ hồ sơ để chứng minh cho từng yêu cầu thanh toán 
  • Thanh toán qua GGRC là hình thứcthanh toán duy nhất được chấp nhận đối với các dịch vụ được ủy quyền 
Một nhà tâm lý học da đen đang hướng dẫn một cô gái trẻ khuyết tật về kỹ năng quản lý căng thẳng và các kỹ năng ứng phó khác.

Các chính sách khuyến khích tài chính dành cho nhà cung cấp dịch vụ

  • Chương trình Khuyến khích Chất lượng (QIP) của Sở Dịch vụ Phát triển (DDS) tạo điều kiện cho các nhà cung cấp dịch vụ có cơ hội nhận thêm kinh phí thông qua các khoản thanh toán khuyến khích bằng cách đáp ứng các tiêu chí chất lượng đã được quy định liên quan đến việc cung cấp dịch vụ và kết quả đạt được. 

    Việc tham gia có thể bao gồm việc hoàn thành các cuộc khảo sát bắt buộc và đáp ứng các điều kiện đủ điều kiện. Các nhà cung cấp dịch vụ được khuyến khích xem xét các yêu cầu hiện hành, thời hạn và các tài nguyên trên trang web của DDS:
    https://www.dds.ca.gov/rc/vendor-provider/quality-incentive-program-qip/ 

    Các nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm theo dõi các yêu cầu của DDS và lưu giữ hồ sơ chứng minh việc hoàn thành các yêu cầu đó. 

  • DDS cung cấp các khoản thanh toán khuyến khích cho các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cá nhân trong việc đạt được và duy trì việc làm cạnh tranh và hòa nhập (CIE), theo định nghĩa tại Mục 4851(n) và Mục 4868(d) của Bộ luật Phúc lợi và Cơ sở. 

    Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, các nhà cung cấp dịch vụ có thể nhận được khoản thanh toán khuyến khích khi một cá nhân duy trì việc làm tại các mốc thời gian sau: 

    • 30 ngày liên tiếp  
    • 6 tháng liên tiếp  
    • 12 tháng liên tiếp  

    Tiền thưởng được chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ việc giới thiệu việc làm và phụ thuộc vào việc xác minh tình trạng việc làm vẫn được duy trì. 

    Các khoản hỗ trợ tài chính sẽ không được áp dụng cho các vị trí thực tập có lương cho đến khi cá nhân đó chuyển sang làm việc tại các vị trí việc làm cạnh tranh và hòa nhập. 

    Để biết thêm thông tin, các nhà cung cấp dịch vụ vui lòng tham khảo các hướng dẫn và chỉ thị về việc làm của DDS.

Cần trợ giúp?

Hãy ghé thăm Liên hệ với chúng tôi để gửi yêu cầu hỗ trợ về thanh toán hoặc hóa đơn.