Facturación a proveedores de servicios
El Centro Regional Golden Gate (GGRC) exige a todos los proveedores que presenten las facturas a través del sistema de facturación electrónica (eBilling) por los servicios autorizados y prestados.
La facturación no es solo un proceso de pago, sino una función de cumplimiento normativo vinculada a la normativa estatal, las normas de documentación y los requisitos de autorización de servicios.
Principios fundamentales de facturación
Para garantizar el pago puntual y el cumplimiento de las normas, los proveedores deben seguir tres reglas fundamentales:
1. Primero, la autorización
Los servicios debenautorizarse mediante un «Contrato de prestación de servicios» (POS) aprobado antes de su prestación.
- No se abonarán los servicios prestados antes de la fecha de inicio de la autorización del punto de venta
2. Los servicios deben prestarse
Solo podrá facturar los servicios que:
- Proporcionado realmente
- Totalmente documentado
- Entregado según lo autorizado
La facturación de servicios no prestados o no autorizados no está permitida según la normativa del Título 17
3. El pago constituye el pago íntegro
- Los proveedoresnopuedencobrar a las familias ni a los participantespor los servicios autorizados
- El pago del GGRC constituyeun reembolso íntegro
Antes de empezar a facturar
Los proveedores deben:
- Obtener la autorización de GGRC para la subcontratación
- Servicio deautorización de compra (POS)
- Completar la inscripción en la facturación electrónica (formulario GG 2005)
La «vendorización»no garantiza que se reciban referencias ni que se efectúe el pago; los servicios deben seguir siendo autorizados.
Descripción general del sistema de facturación electrónica
El sistema de facturación electrónica permite a los proveedores:
- Enviar facturas
- Consultar el historial de pagos
- Generar informes
Envío de una factura
Flujo de trabajo estándar
- Inicie sesión eneBilling
- Selecciona tu número de proveedor de servicios
- Abrir factura en modo de edición
- Introducir datos de servicio
- Guardar
- Enviar
Las facturas deben estarcompletas y ser correctas antes de enviarlas; las facturas incompletas o el hecho de no pulsar el botón de envío pueden retrasar el pago.
Requisitos de cumplimiento en materia de facturación
Los proveedores deben:
- Conservar los registros de mantenimiento duranteun mínimo de 5 años
- Asegúrese de que la documentación respalde las unidades facturadas
- Poner los registros a disposición para su auditoría o revisión
Para servicios no residenciales:
- Los proveedoresno pueden facturar por servicios no prestados o ausencias
Segúnlas instrucciones sobre el calendario de facturación:
- Las facturas deben presentarse antes delas fechas límite mensuales
- Las facturas atrasadas se tramitan en elciclo de facturación del mes siguiente
Para los servicios correspondientes (por ejemplo, programas diurnos):
- La facturación por jornada completano requiere un número mínimo de horas de asistencia
- Los servicios remotos deben documentarse y conservarse debidamente.
- Este es un aspecto clave de la auditoría: hay que asegurarse de que la documentación respalde el tiempo facturado
Pagos
- El pago se realiza a plazo vencido, lo que significa que se factura y se cobrauna vezprestados los servicios
- Los pagos se realizan según uncalendario mensual fijo
- Las presentaciones fuera de plazo retrasarán el pago hasta el siguiente ciclo de facturación
- Se prefiere el ingreso directo
- Proceso previo necesario para las cuentas nuevas
Informes y seguimiento
Los proveedores pueden generar informes como:
- Resumen y detalles de la factura
- Historial de pagos
- Facturas presentadas / no presentadas
- Informes de facturas rechazadas
Los informes están disponibles en:
- Excel (formato CSV)
Problemas habituales con la facturación (cómo evitarlos)
- Prestación de servicios y facturación antes de la fecha de inicio de la autorización del punto de venta
- Facturación de servicios que no se prestaron
- Facturación de servicios que superan el importe autorizado en el punto de venta
- Documentación incompleta o que falta
- Presentación tardía de facturas
- Errores de formato CSV
Responsabilidades adicionales del proveedor
La facturación forma parte de un marco de cumplimiento más amplio. Los proveedores también deben:
Gestión de licencias y titulaciones
- Las credenciales requeridas deben estar siempre al día
Notificar incidentes
- Los incidentes especiales deben notificarse en un plazo de 24 horas
Proteja la información confidencial
- Cumpla con la HIPAA y las leyes estatales de protección de datos
Notificar los cambios al GGRC
- Los cambios en la titularidad, la dirección o la plantilla deben comunicarse con antelación
Evita los conflictos de intereses
- Debe cumplir con los requisitos sobre conflictos de intereses del Título 17
Recordatorios importantes
- La comercialización no garantiza la captación de clientes
- Se requiere un punto de venta autorizado para facturar los servicios
- El proveedor debe conservar la documentación que justifique cada solicitud de facturación
- El pago a través de GGRC es laúnica forma de pago permitida para los servicios autorizados
Incentivos económicos para los proveedores
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Programa de Incentivos a la Calidad (QIP)
El Programa de Incentivos a la Calidad (QIP) del Departamento de Servicios de Desarrollo (DDS) ofrece a los proveedores de servicios la oportunidad de obtener financiación adicional mediante pagos incentivadores, siempre que cumplan una serie de indicadores de calidad definidos en relación con la prestación de los servicios y los resultados obtenidos.
La participación puede implicar completar las encuestas obligatorias y cumplir los requisitos de elegibilidad. Se recomienda a los proveedores que consulten los requisitos, plazos y recursos actuales en el sitio web del DDS:
https://www.dds.ca.gov/rc/vendor-provider/quality-incentive-program-qip/Los proveedores son responsables de estar al corriente de los requisitos del DDS y de conservar la documentación que acredite su cumplimiento.
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Incentivos al empleo (Empleo Competitivo Integrado – CIE)
El DDS ofrece incentivos económicos a los proveedores que ayudan a las personas a conseguir y mantener un empleo competitivo integrado (CIE), tal y como se define en el artículo 4851(n) y en el artículo 4868(d) del Código de Bienestar e Instituciones.
A partir del 1 de julio de 2025, los proveedores podrán recibir pagos de incentivo cuando una persona mantenga su empleo al alcanzar los siguientes hitos:
- 30 días consecutivos
- 6 meses consecutivos
- 12 meses consecutivos
Los pagos de incentivos se abonan al proveedor de servicios que ha facilitado la contratación y están supeditados a la verificación de la continuidad en el empleo.
No se ofrecen incentivos para las prácticas remuneradas hasta que la persona consiga un empleo competitivo integrado.
Para obtener más información, los proveedores deben consultar las directrices y recomendaciones laborales del DDS.
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