Выставление счетов поставщикам услуг
Региональный центр «Голден Гейт» (GGRC) требует от всех поставщиков услуг направлять счета через систему электронного выставления счетов (eBilling) за услуги, которые были одобрены и оказаны.
Выставление счетов — это не просто процесс оплаты, а функция обеспечения соответствия нормативным требованиям, связанная с государственными правилами, стандартами документирования и требованиями к авторизации услуг.
Основные принципы выставления счетов
Для обеспечения своевременных выплат и соблюдения требований поставщики должны соблюдать три основных правила:
1. Сначала авторизация
Перед оказанием услуг необходимо получитьразрешение на их предоставление на основании утвержденного документа «Заказ на оказание услуг» (POS).
- Услуги, оказанные до даты начала авторизации в POS-терминале,не будут оплачены
2. Услуги должны быть оказаны
Вы можете выставлять счета только за те услуги, которые:
- Фактически предоставленное
- Полностью задокументировано
- Доставлено в соответствии с разрешением
Выставление счетов за услуги, которые не были оказаны или не были санкционированы, запрещено в соответствии с положениями Раздела 17
3. Оплата является полной оплатой
- Поставщики услугнеимеют прававыставлять счета семьям или участникамза услуги, включенные в программу
- Выплата GGRC представляет собойполное возмещение
Перед тем как приступить к выставлению счетов
Поставщики должны:
- Получить одобрение на переход на поставщика от GGRC
- Получитьразрешение на покупку услуги (POS)
- Завершить регистрацию в системе электронного выставления счетов (форма GG 2005)
Регистрация в качестве поставщикане гарантирует получение заказов или оплату— услуги по-прежнему подлежат утверждению.
Обзор системы электронного выставления счетов
Система электронного выставления счетов позволяет поставщикам:
- Отправить счета
- Просмотреть историю платежей
- Создавать отчеты
Отправка счета
Стандартный рабочий процесс
- Войти всистему электронного счета
- Выберите номер вашего поставщика услуг
- Открыть счет в режиме редактирования
- Введите данные об обслуживании
- Сохранить
- Отправить
Счета-фактуры должны бытьзаполнены полностью и правильно перед отправкой— неполные счета-фактуры и отсутствие нажатия кнопки «Отправить» могут привести к задержке оплаты.
Требования к соблюдению правил выставления счетов
Поставщики должны:
- Хранить документы об обслуживаниине менее 5 лет
- Убедитесь, что документация подтверждает количество выставленных в счете единиц
- Обеспечить доступность записей для проведения аудита или проверки
Для услуг, не связанных с жильем:
- Поставщики услугне имеют права выставлять счета за не оказанные услуги или пропущенные приемы
Изруководства по составлению счетов-фактур:
- Счета-фактуры необходимо представлять доустановленной даты оплаты каждого месяца
- Просроченные счета обрабатываются в рамкахрасчетного цикла следующего месяца
Для соответствующих услуг (например, дневных программ):
- При расчете стоимости за полный деньне требуется минимальное количество часов посещения
- Услуги, предоставляемые удаленно, должны быть задокументированы и сохранены надлежащим образом.
- Это один из ключевых аспектов аудита — необходимо убедиться, что документация подтверждает выставленное в счете время
Платежи
- Оплата производится по факту оказания услуг, то есть счет выставляется и оплата поступаетпослеоказания услуг
- Платежи производятся порегулярному ежемесячному графику
- Задержка с подачей документов приведет к переносу платежа на следующий расчетный период
- Предпочтительна прямая выплата на счет
- Процедура предварительной проверки, необходимая для новых учетных записей
Отчетность и мониторинг
Поставщики могут создавать такие отчеты, как:
- Сводка и детализация счета-фактуры
- История платежей
- Выставленные / Невыставленные счета
- Отчеты по отклоненным счетам
Отчеты доступны на следующих языках:
- Excel (формат CSV)
Распространенные проблемы с выставлением счетов (их следует избегать)
- Предоставление услуг и выставление счетов до даты начала авторизации в POS-терминале
- Выставление счетов за не оказанные услуги
- Выставление счета за услуги, стоимость которых превышает сумму, утвержденную в системе POS
- Отсутствующая или неполная документация
- Задержка с подачей счета
- Ошибки форматирования CSV
Дополнительные обязанности поставщика
Выставление счетов является частью более широкой системы обеспечения соблюдения нормативных требований. Поставщики услуг также должны:
Поддержание лицензий и квалификаций
- Необходимые учетные данные должны быть актуальными
Сообщать об инцидентах
- О чрезвычайных происшествиях необходимо сообщать в течение 24 часов
Обеспечить защиту конфиденциальной информации
- Соблюдайте требования закона HIPAA и законов штата о конфиденциальности
Сообщите в GGRC об изменениях
- Об изменениях в составе собственников, адресе или кадровом составе необходимо сообщать заранее
Избегайте конфликтов интересов
- Должно соответствовать требованиям раздела 17 в отношении коллизий
Важные напоминания
- Регистрация в качестве партнера не гарантирует поступления рефералов
- Для выставления счета за услуги требуется авторизованный POS-терминал
- Поставщик услуг должен вести документацию, подтверждающую каждое заявление о выставлении счета
- Оплата через GGRC являетсяединственным допустимым способом оплаты за авторизованные услуги
Финансовые стимулы для поставщиков
-
Программа поощрения качества (QIP)
Программа стимулирования качества (QIP) Департамента по вопросам развития (DDS) предоставляет поставщикам услуг возможность получить дополнительное финансирование в виде поощрительных выплат при выполнении установленных показателей качества, связанных с предоставлением услуг и их результатами.
Участие может включать в себя заполнение необходимых анкет и соответствие установленным критериям. Поставщикам услуг рекомендуется ознакомиться с актуальными требованиями, сроками и ресурсами на веб-сайте DDS:
https://www.dds.ca.gov/rc/vendor-provider/quality-incentive-program-qip/Поставщики услуг обязаны отслеживать требования DDS и вести документацию о выполнении этих требований.
-
Меры по стимулированию занятости (конкурентоспособная интегрированная занятость — CIE)
DDS предоставляет поощрительные выплаты поставщикам услуг, которые оказывают поддержку лицам в поиске и сохранении конкурентоспособной интегрированной занятости (CIE) в соответствии с определением, приведенным в разделе 4851(n) и разделе 4868(d) Кодекса о социальном обеспечении и учреждениях.
С 1 июля 2025 года поставщики услуг могут получать поощрительные выплаты в случае, если человек сохраняет трудоустройство на следующих этапах:
- 30 дней подряд
- 6 месяцев подряд
- 12 месяцев подряд
Поощрительные выплаты выплачиваются поставщику услуг, содействующему трудоустройству, при условии подтверждения факта продолжения трудовых отношений.
Льготы не предоставляются в рамках платных стажировок до тех пор, пока участник не перейдет на работу в условиях конкурентной интегрированной занятости.
Для получения дополнительной информации поставщикам услуг следует ознакомиться с рекомендациями и директивами DDS по вопросам трудоустройства.
Нужна помощь?
Посетите наш страницу «Свяжитесь с нами» , чтобы отправить запрос в службу поддержки по вопросам счетов к оплате или выставления счетов.