Faturação do prestador de serviços
O Golden Gate Regional Center (GGRC) exige que todos os prestadores de serviços enviem as faturas através do sistema de faturação eletrónica (eBilling) relativamente aos serviços autorizados e prestados.
A faturação não é apenas um processo de pagamento — é uma função de conformidade ligada à regulamentação estatal, às normas de documentação e aos requisitos de autorização de serviços.
Princípios fundamentais de faturação
Para garantir o pagamento atempado e o cumprimento das normas, os prestadores devem seguir três regras fundamentais:
1. Autorização em primeiro lugar
Os serviços devem serautorizados mediante um «Contrato de Prestação de Serviços» (POS) aprovado antes da prestação.
- Os serviços prestados antes da data de início da autorização no ponto de vendanão serão pagos
2. Os serviços devem ser prestados
Só pode faturar os serviços que:
- efetivamente fornecido
- Totalmente documentado
- Entregue conforme autorizado
A faturação de serviços não prestados ou não autorizados não é permitida ao abrigo dos regulamentos do Título 17
3. O pagamento constitui o pagamento integral
- Os prestadores de serviçosnãopodemcobrar às famílias ou aos participantespelos serviços autorizados
- O pagamento do GGRC constituio reembolso total
Antes de iniciar a faturação
Os prestadores devem:
- Obter a aprovação da GGRC para a contratação de fornecedores
- Receberautorização para o serviço de compras (POS)
- Concluir a inscrição no serviço de faturação eletrónica (formulário GG 2005)
A vendorizaçãonão garante indicações nem pagamentos— os serviços continuam a ter de ser autorizados.
Visão geral do sistema de faturação eletrónica
O sistema de faturação eletrónica permite aos prestadores:
- Enviar faturas
- Acompanhar o histórico de pagamentos
- Gerar relatórios
Envio de uma fatura
Fluxo de trabalho padrão
- Inicie sessão noeBilling
- Selecione o número do seu prestador de serviços
- Abrir fatura no modo de edição
- Introduzir dados de assistência
- Guardar
- Enviar
As faturas devem estarcompletas e corretas antes do envio— faturas incompletas e o facto de não clicar no botão «Enviar» podem atrasar o pagamento.
Requisitos de conformidade de faturação
Os prestadores devem:
- Manter os registos de manutenção durante,pelo menos, 5 anos
- Certifique-se de que a documentação comprova as unidades faturadas
- Disponibilizar os registos para auditoria ou revisão
Para serviços não residenciais:
- Os prestadores de serviçosnão podem cobrar por serviços não prestados ou ausências
De acordo comas orientações relativasao calendário de faturação:
- As faturas devem ser apresentadas atéàs datas de vencimento mensais
- As faturas em atraso são processadas nociclo de faturação do mês seguinte
Para os serviços aplicáveis (por exemplo, programas diurnos):
- A faturação por dia inteironão exige um número mínimo de horas de presença
- Os serviços prestados à distância devem ser devidamente documentados e arquivados.
- Esta é uma área-chave da auditoria: garantir que a documentação comprove o tempo faturado
Pagamentos
- O pagamento é efetuado a posteriori, o que significa que a fatura é emitida e o pagamento recebidoapósa prestação dos serviços
- Os pagamentos seguem umcalendário mensal regular
- Os pagamentos efetuados fora do prazo serão adiados para o próximo ciclo de faturação
- É preferível o depósito direto
- Processo de pré-registo necessário para novas contas
Relatórios e acompanhamento
Os prestadores de serviços podem gerar relatórios como:
- Resumo e detalhes da fatura
- Histórico de pagamentos
- Faturas enviadas / não enviadas
- Relatórios de faturas rejeitadas
Os relatórios estão disponíveis em:
- Excel (formato CSV)
Problemas comuns relacionados com a faturação (evite-os)
- Prestação de serviços e faturação antes da data de início da autorização no ponto de venda
- Faturação de serviços que não foram prestados
- Faturação de serviços que excedam o valor autorizado no ponto de venda
- Documentação em falta ou incompleta
- Apresentação tardia de faturas
- Erros de formatação CSV
Responsabilidades adicionais do prestador
A faturação faz parte de um quadro de conformidade mais amplo. Os prestadores de serviços devem também:
Manter as licenças e qualificações
- As credenciais exigidas devem estar sempre atualizadas
Comunicar incidentes
- Os incidentes especiais devem ser comunicados no prazo de 24 horas
Proteger informações confidenciais
- Cumprir a HIPAA e as leis estaduais de privacidade
Notificar o GGRC sobre quaisquer alterações
- Quaisquer alterações relativas à titularidade, à morada ou ao quadro de pessoal devem ser comunicadas com antecedência
Evitar conflitos de interesses
- Deve cumprir os requisitos relativos a conflitos previstos no Título 17
Lembretes importantes
- A promoção de fornecedores não garante referências
- É necessário um ponto de venda autorizado para faturar os serviços
- O prestador deve manter documentação que comprove cada pedido de reembolso
- O pagamento GGRC é oúnico pagamento permitido para serviços autorizados
Incentivos financeiros para prestadores de serviços
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Programa de Incentivo à Qualidade (QIP)
O Programa de Incentivos à Qualidade (QIP) do Departamento de Serviços de Desenvolvimento (DDS) oferece aos prestadores de serviços a oportunidade de obter financiamento adicional através de pagamentos de incentivos, mediante o cumprimento de indicadores de qualidade definidos relacionados com a prestação de serviços e os resultados alcançados.
A participação pode incluir o preenchimento de inquéritos obrigatórios e o cumprimento dos requisitos de elegibilidade. Os prestadores de serviços são encorajados a consultar os requisitos, prazos e recursos atuais no site do DDS:
https://www.dds.ca.gov/rc/vendor-provider/quality-incentive-program-qip/Os prestadores de serviços são responsáveis por acompanhar os requisitos do DDS e por manter a documentação comprovativa da sua conclusão.
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Incentivos ao emprego (Emprego Integrado Competitivo – CIE)
O DDS oferece pagamentos de incentivo aos prestadores de serviços que apoiam as pessoas na obtenção e manutenção de um Emprego Integrado Competitivo (CIE), tal como definido na Secção 4851(n) e na Secção 4868(d) do Código de Assistência Social e Instituições.
A partir de 1 de julho de 2025, os prestadores poderão receber pagamentos de incentivo quando um indivíduo mantiver o emprego ao atingir os seguintes marcos:
- 30 dias consecutivos
- 6 meses consecutivos
- 12 meses consecutivos
Os pagamentos de incentivo são concedidos ao prestador de serviços que apoia a colocação e dependem da verificação da continuidade do emprego.
Não estão disponíveis incentivos para estágios remunerados até que o indivíduo passe a ocupar um emprego integrado no mercado de trabalho.
Para mais informações, os prestadores devem consultar as orientações e diretrizes de emprego do DDS.
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